La dématérialisation dans les entreprises
De nos jours, la dématérialisation des processus d’affaires est de plus en plus courante dans les entreprises de tous les secteurs d’activité. En effet, toutes les entreprises d’adaptent désormais avec l’ère du digital. Cette méthode consiste à remplacer tous les documents papiers en version numérique.
La dématérialisation dispose de nombreux avantages : elle génère un gain de temps, une réduction des coûts est observée, une meilleure sécurité des documents mais aussi une meilleure efficacité. La signature électronique est un des exemples des nombreux outils de dématérialisation existant. Celle-ci permet de signer électroniquement des documents ce qui permet de gagner énormément de temps comparé aux signatures manuscrites de document traditionnelles.
La dématérialisation est un véritable atout pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur performance et leur compétitivité sur le marché.
Les différents atouts de la signature électronique
La signature électronique a vu son utilisation de plus en plus développée dans le monde professionnel grâce à ses nombreux avantages.
En effet, cet outil de dématérialisation dispose de nombreux avantages dont la rapidité, la sécurité, l’économie, la simplicité. Les signataires des documents peuvent les signer à tout moment de la journée et à n’importe quelle heure, cela représente un véritable gain de temps grâce à la signature à distance : en quelques clics une signature est apposée sur document.
La signature électronique dispose de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Celle-ci respecte la norme européenne eIDAS qui encadre la signature électronique. Ce règlement distinct 3 niveaux de signature électronique : la signature simple, avancée et qualifiée. Plus d’inquiétudes, les entreprises peuvent signer électroniquement en toute confiance : ce qui représente un réel atout.
Intégrer la signature électronique dans vos flux administratifs permet de gagner en efficacité auprès de vos collaborateurs.
La plateforme de signature électronique française LiveConsent propose à ses utilisateurs une signature électronique de type avancée, ce qui offre un bon niveau de sécurité ainsi qu’une utilisation de la solution simple.
Le processus de signature via la plateforme LiveConsent
Rien de plus simple désormais pour signer vos documents les plus importants grâce à la plateforme LiveConsent.
Tout d’abord, il suffit de télécharger son document souhaité en format PDF sur la plateforme pour ensuite indiquer le nom de la demande, si voulu un message aux destinataires et enfin le créateur de la demande doit indiquer si celui-ci fait partie des signataires ou non.
Par la suite, il faut entrer les destinataires ainsi que leurs coordonnées : le nom, prénom, adresse mail ainsi que numéro de téléphone sont obligatoires. Les destinataires de ce document peuvent être de simple observateur ou des signataires.
Pour finir, il suffit d’insérer les zones de signature à l’endroit souhaité et si besoin des zones de paraphe en plus. Une fois ces 3 étapes effectuées, il ne vous reste plus qu’à envoyer votre document à faire signer !
La réception des documents et la signature
Dès lors que le document est envoyé au destinataire, celui-ci reçoit instantanément un mail afin de pouvoir signer. Le signataire sera automatiquement redirigé vers la plateforme afin d’accéder au document. Il recevra impérativement un code PIN de sécurité par e-mail ou SMS afin d’assurer que c’est le bon destinataire qui a accès à la signature de document.
À partir de ce moment, le signataire peut apposer sa signature sur les documents envoyés sans aucune obligation d’inscription sur la plateforme LiveConsent, où il peut notamment faire le choix de rejeter la demande tout en justifiant son choix.
Lorsque l’ensemble de ce processus est achevé, chaque partie reçoit une copie du document au format PDF avec l’ensemble des signatures.
Pour les signataires possédant un compte LiveConsent, il est possible de conserver leur document dans le coffre-fort et de les consulter à tout moment pendant une durée de 12 mois.
La signature électronique se révèle être un atout majeur pour les entreprises qui souhaitent se dématérialiser et accentuer leur dynamique d’activité.